Firimituri din bucătăria organizării unui eveniment




Cum organizezi un eveniment de afaceri cu 100 de participanți și un invitat străin? În trei cuvinte: cu mare atenție!
Rețeta unui eveniment corporate de succes are trei ingrediente principale: calitățile locației evenimentului, calitatea participanților și calitatea experienței trăite de aceștia înaintea, în timpul și după eveniment.
Să luăm de exemplu sarcina mea: trebuie să organizez un seminar cu 100 de participanți pe tema fierbinte "Cum să fii angajatorul preferat de generația Y". Seminarul urmează să fie susținut de un trainer străin, foarte cunoscut pentru experiența de lucru cu generația Y.
Lăsăm deoparte calitatea participanților la eveniment (aspect care este aproape 100% asigurat de temă și lista de invitați) și experiența pre- și post-eveniment. Ce ar trebui să fac pentru a-mi surprinde plăcut colegii, clienții invitați și șeful? Un singur lucru: să organizez acest eveniment într-un mod care să-l facă memorabil, în cel mai bun sens al cuvântului. Iar de aici începe "rețeta":
În primul rând, locul de desfășurare trebuie să fie accesibil, iar sala de conferințe trebuie să fie suficient de încăpătoare și să permită mai multe tipuri de aranjamente. Încă nu știu cât de interactivă va fi sesiunea, de aceea, preventiv, voi căuta o sală mare de conferințe care să permită mai multe variante: aranjare în formă de teatru,  de conferință, pe grupuri de mese. 

Unul dintre cele mai bune argumente pentru a participa la un eveniment este posibilitatea de a socializa cu colegii din branșă. Iar pentru a face asta, ai nevoie de un număr limitat de comeseni (6-10) și de un spațiu generos pentru pauzele de cafea și de prânz.  Deci, cel mai bine ar fi să aleg un centru de conferințe, care îmi oferă mai multe opțiuni. Și mai ales unul aflat în apropierea unei guri de metrou, pentru a preveni întârzierile datorate traficului din București. 

Invitatul străin și o parte dintre participanți vor avea nevoie de cazare. Deci va trebui să caut un hotel din București aflat foarte aproape de locația evenimentului. Cel mai simplu este să găsesc un centru de evenimente care să aibă suficiente săli și în același timp să ofere servicii excepționale ca hotel. În București sunt câteva soluții interesante, dar mai intervine un filtru: invitatul care va mai sta câteva zile și participanții care sosesc cu o zi înainte ar fi frumos să aibă obiective turistice în apropiere, preferabil centrul orașului. Ceea ce îmi restrânge opțiunile. Și este bine, deoarece voi avea mai puțin de verificat. 
Gândindu-mă la experiența din timpul evenimentului, îmi notez să caut recenzii despre calitatea mesei de prânz și amabilitatea personalului. Îmi doresc ca subiectul principal la cinci zile după un eveniment la hotel să fie tema evenimentului, gândurile și emoțiile induse de trainer, nu eventuale momente penibile: cât de rece a fost cafeaua, cât de nepriceput era personalul, cât de proastă sau puțină era mâncarea la prânz, cât de greu ai găsit un loc la masă…și altele de acest gen. 
Îmi doresc un loc în care angajații să zâmbească și să fie eficienți și neobservați, pentru ca atenția participanților să rămână centrată pe tema seminarului, să nu fie distrași de la aceasta și în același timp să se simtă confortabil. Să existe o ventilație funcțională, temperatura să fie adecvată și preferabil lumină naturală. Și bineînțeles să nu se audă zgomotele de la bucătărie.  Da, sunt pretențioasă, însă lucrez în servicii și știu cât de multe eforturi facem noi pentru confortul clienților, de acea mă aștept la același efort din partea unui partener de afaceri. 


Lista s-a restrâns și mai mult. De fapt, primul furnizor pe care îl voi contacta este Golden Tulip Times. Am participat la trei evenimente în locația de la Piața Muncii și am fost încântată de spațiu, posibilitățile de socializare și eficiența și discreția personalului. Iar colegii care veniseră din Cluj au fost încântați de camere și ce poate fi mai sigur decât o informație direct de la client?
Am menționat nevoia de a avea măcar un vorbitor de limba engleză în locație? Deja pot fi liniștită în privința aceasta. Și mai sunt câteva aspecte mici dar importante: sala de conferințe este izolată de restaurant, lifturile sunt rapide și elegante, semnalizarea evenimentului poate fi făcută ușor datorită conformației holului, angajații de la recepție sunt un model de amabilitate în îndrumarea invitaților întârziați.
Partea cea mai grea – alegerea locației – este gata. Am completat fișa furnizorului cu recenziile citite astăzi  și mă pregătesc să pun mâna pe telefon. Nu e greu să organizezi un eveniment,  trebuie doar să ai o listă adecvată de criterii și să cunoști parteneri care le respectă. Restul e o plăcere.


 Articol scris pentru Spring Super Blog 2016

Comentarii

Postări populare de pe acest blog

Condur pierdut, iubire regăsită

Mostenirea